Dominique LESZCZYNSKI
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Qu'est-ce que la facture électronique ?

14 Fév 2022 Dominique LESZCZYNSKI Gestion comptable

Dans cet espace, je vous invite à retrouver  une sélection d'articles sur l’actualité de l’entreprise et office management ainsi que quelques astuces.

La loi de finances 2020 prévoit l’obligation de la facture électronique pour toutes transactions entre assujettis à la TVA à partir du 1er janvier 2023 et au plus tard au 1er janvier 2025.

 

Le calendrier d’application

La mise en œuvre de cette obligation sera progressive selon un calendrier  :

  • 1er janvier 2023 : Obligation d’accepter pour l’ensemble des entreprises des factures au format électronique et obligation d’en émettre pour les grandes entreprises
  • 1er janvier 2024 : Obligation aux ETI
  • 1er janvier 2025 : Obligation à toutes les entreprises, TPE et PME.

 

Qu'est-ce qu'une facture électronique ?

C'est une facture créée, envoyée et reçue sous format électronique au moyen d’un outil numérique. Elle doit répondre à 4 critères :

  • la facture doit garantir l’identité de son émetteur 
  • une fois émise, il doit être impossible de la modifier, de la dupliquer ou de la supprimer
  • toutes les informations contenues dans la facture doivent être facilement lisibles 
  • les factures doivent être stockées, sécurisées et rester accessibles pour une durée de 10 ans.

 

Les avantages sont nombreux

Pour les entreprises, les avantages sont multiples et apporte de nombreux bénéfices :

  • gain de temps de traitement
  • gain de place et réduction de l'impact environnemental
  • économies de temps dans la gestion administrative
  • délais de traitement plus courts
  • fiabilité des données

Pour les clients, la facturation électronique permet de traiter et d’archiver plus facilement les documents. Il est également possible de payer directement en ligne ses factures, ce qui est un gain de temps. 

 

La facture électronique, un bénéfice pour les entreprises

Avec la crise sanitaire, les entreprises ont compris qu’il était urgent de digitaliser la gestion et le traitement de certains flux documentaires essentiels à leur fonctionnement. Une trésorerie maitrisée passe par une bonne gestion des flux RH et de facturation (clients, fournisseurs…).  

 

Objectifs de la dématérialisation des factures

Le passage à la facture électronique représente un réel enjeu pour les entreprises :

  • supprimer les contraintes de traitement des factures papier et sécuriser les échanges commerciaux ;
  • lutter contre la fraude fiscale et diminuer l’écart de TVA au moyen de recoupements automatisés ;
  • permettre la connaissance de l'activité des entreprises afin de favoriser un pilotage plus fin des actions du gouvernement ;
  • faciliter les déclarations de TVA par le pré remplissage.

Selon le rapport de la DGFiP, les avantages de la facturation électronique sont multiples :

  • coût réduit (moins d'un euro contre plus de dix euros pour une facture papier) ;
  • chaîne de facturation automatisée continue ;
  • suivi régulier de l'avancement du traitement des factures ;
  • limitation des litiges liés aux délais de paiement.

 

Rappel de toutes les mentions obligatoires sur les factures

Les mentions obligatoires à indiquer sur les factures électroniques sont les mêmes que celles prévues pour les factures en format papier.

L’article L441-3 du Code de commerce précise que toute facture émise par un professionnel doit comporter les mentions obligatoires suivantes :

  • l’identité du professionnel et du client,
  • le numéro individuel d’identification à la TVA du professionnel, et du client lorsqu’il auto-liquide la TVA (opération réalisée à l’étranger),
  • la date d’émission de la facture,
  • le numéro de la facture,
  • la date de la vente ou de la prestation de services,
  • la quantité, la dénomination précise, et le prix unitaire hors TVA des produits vendus et des services rendus,
  • les réductions de prix acquises à la date de la vente ou de la prestation de services et directement liées à cette opération,
  • le taux de TVA applicable (ou les taux applicables à chaque ligne de service en cas de taux différents),
  • le montant total de la TVA,
  • le montant total à payer hors taxes (HT) et toutes taxes comprises (TTC),
  • les conditions de règlement,
  • les conditions d’escompte en cas de paiement anticipé,
  • le taux des pénalités exigibles en cas de retard de paiement,
  • le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement due par le créancier professionnel en cas de retard de paiement.

À compter du 1er octobre 2019, deux nouvelles mentions obligatoires doivent figurer sur les factures :

  • l’adresse de facturation des parties, lorsqu’elle est différente de leur adresse,
  • le numéro du bon de commande, s’il a été préalablement établi par l’acheteur.

Ensuite, dans certains cas spécifiques, d’autres mentions doivent être obligatoirement indiquées sur les factures.

Les infractions aux règles de facturation sont sanctionnées par une amende administrative prononcée par l’autorité chargée de la concurrence et de la consommation. Le montant de l’amende peut atteindre 75 000 euros pour une personne physique et 375 000 euros pour une personne morale.

 

Les règles de numérotation des factures

Toutes les factures émises par un professionnel doivent comporter un numéro. 

Ce numéro doit être unique, basé sur une séquence chronologique continue et sans rupture. 

Si la facture comporte plusieurs pages, le numéro doit figurer sur chacune de celles-ci.

 

Les mentions relatives à l’identification des parties

Le professionnel doit mentionner sur ses factures plusieurs informations permettant son identification. Il convient d’indiquer :

  • pour un entrepreneur individuel : le nom, le prénom et éventuellement le nom commercial,
  • pour une société : la dénomination sociale, le montant du capital social et la forme juridique (EURL, SARL, SASU, SAS, SA, SNC…)
  • le numéro d’identification de l’entreprise(numéro SIREN ou numéro SIRET),
  • pour les commerçants : le numéro d’immatriculation au registre du commerce et des sociétés suivi de la ville du greffe (figurant sur l’extrait Kbis),
  • pour les artisans : le numéro d’inscription au répertoire des métiers avec le chiffre désignant la CMA compétente (figurant sur l’extrait D1),
  • l’adresse du siège social de l’entreprise.

Concernant le client, les factures doivent mentionner :

  • leur nom (particulier) ou leur dénomination sociale (entreprise),
  • l’adresse de leur domicile (particulier) ou de leur siège social (entreprise).

Les professionnels exerçant une activité artisanale pour laquelle une assurance est obligatoire doivent mentionner sur leurs factures :

  • l’assurance souscrite au titre de leur activité,
  • les coordonnées de l’assureur ou du garant,
  • et la couverture géographique de l’assurance ou de la garantie.

Enfin, pour les sociétés en liquidation, il faut obligatoirement indiquer la mention « société en liquidation » à côté de la dénomination sociale.

 

Les mentions sur les factures relatives à la vente ou la prestation réalisée

Les factures émises par un professionnel doivent indiquer la dénomination précise de chaque produit ou service facturé. Cela implique d’y mentionner :

  • pour chaque vente : la nature, la référence, les caractéristiques, la quantité, le prix unitaire hors taxes .
  • pour chaque prestation de service facturée : la nature, la référence, les caractéristiques, la quantité, le prix unitaire hors taxes ou le taux horaire hors taxes. Le cas échéant, il est nécessaire de ventiler les matériaux fournis et la main d’oeuvre.

La quantité s’entend, selon les usages de l’entreprise :

  • soit en unités de produit ou de service (1, 10, 100…),
  • soit en poids, en volume ou en taux horaire.

 

Les mentions sur les factures relatives à la TVA

Tout d’abord, le professionnel doit indiquer son numéro individuel d’identification à la TVA sur toutes ses factures d’un montant supérieur à 150 euros hors taxes. Le numéro individuel d’identification à la TVA du client n’est exigé que lorsqu’il doit auto-liquider la taxe.

La facture doit ensuite indiquer le taux de la TVA applicable. En présence d’opérations soumises à des taux de TVA différents, le taux de TVA applicable doit être indiqué pour chaque ligne de produit ou de service.

Le récapitulatif du montant total de la TVA due doit également figurer sur chaque facture.

Dans certaines situations, des mentions spécifiques doivent être indiquées sur les factures.

C’est notamment le cas des mentions suivantes :

  • « TVA non applicable, article 293 B du CGI » pour les professionnels en franchise en base de TVA;
  • « TVA due par le preneur, article 283-2 du CGI » ou « article 44 de la directive 2008/8 » pour les professionnels facturant des prestations de services à des clients installés dans un pays de l’union européenne (autre que la France) et assujettis à la TVA dans leur pays ;
  • « Exonération de TVA, article 262 ter, I du CGI » pour les livraisons intracommunautaire exonérées de TVA.

 

Les mentions sur les factures relatives aux modalités de paiement

Le professionnel est tenu de mentionner sur ses factures les modalités de paiement que le client doit respecter, en indiquant :

  • la date à laquelle le règlement doit être effectué,
  • les conditions d’escompte en cas de paiement anticipé, ou, la mention « Pas d’escompte accordé en cas de paiement anticipé »,
  • les modes de paiement acceptés.

En cas d’adhésion à un centre de gestion agréé ou une association agréée, la facture doit indiquer la mention suivante : « Membre d’une association agréée, le règlement par chèque est accepté ».

En ce qui concerne les retards de paiement, la facture doit indiquer :

  • le taux de calcul des pénalités de retard : elles sont applicables en cas de retard de paiement, aucun rappel ou mise ne demeure n’est nécessaire pour les exiger.
  • l’indemnité forfaitaire de recouvrement : cette indemnité ne vise que les clients professionnels, elle est due en cas de retard de paiement. Son montant est en principe de 40 euros mais il peut être supérieur si les frais de recouvrement que vous exposez réellement sont supérieurs à ce montant.

La situation de retard de paiement naît à compter du jour suivant la date de règlement inscrite sur la facture.

 

Précisions sur les autres mentions obligatoires sur les factures

Les autres mentions obligatoires sont  :

  • La date d’émission de la facture correspond à la date à laquelle vous l’établissez.
  • La date de réalisation de la vente ou de la prestation de service facturée correspond au jour effectif de la fin de la livraison ou de la fin d’exécution de la prestation de service.
  • Les réductions de prix à mentionner sur la facture correspondent aux rabais, remises ou ristournes acquises à la date de la vente ou de la prestation de service et directement liées à l’opération. Les escomptes non prévus sur la facture n’en font par partie.

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