Quelles sont les différentes lois de la gestion du temps et des priorités ?

Une parfaite organisation de son temps, sans se laisser interrompre, est une des clés pour être productif dans ses missions et dans ses projets.

De nombreuses méthodes permettent de développer une certaine capacité pour organiser, optimiser son temps et ses priorités.

Voici ci-dessous quelques lois de l’efficacité et de l’organisation :

Cette loi, créée par Edward Aloysius Murphy Jr, ingénieur aérospatial américain (1918 – 1990), se définit par ces termes : « Tout ce qui peut mal tourner va mal tourner »

Elle préconise le fait de toujours réserver une marge de temps pour les imprévus qui sont source de perte de temps. En effet, quand ils surviennent, il est nécessaire de se réorganiser et/ou gérer un éventuel stress supplémentaire.

Cette loi, créée par Vilfredo Pareto, sociologue et économiste italien (1848 – 1923) se définit ainsi : « 80 % des résultats découlent de seulement 20 % du travail ».

A la fin du 19ème siècle, il analysa les données fiscales de plusieurs pays et remarqua que la répartition des richesses répondait à un certain dosage proportionnel. 80% des richesses étaient détenues par 20% de la population.

Le principe de Pareto préconise de suivre les 3 règles suivantes :

• Hiérarchiser les priorités en dissociant notamment l’urgent de l’important
• Savoir dire non en dissociant notamment l’urgent de l’important
• Savoir déléguer les tâches non indispensables

Cette loi, créée par Sune Carlson, économiste suédois (1909 – 1999), se définit ainsi : « Un travail réalisé en continu prend moins de temps et d’énergie que lorsqu’il est réalisé en plusieurs fois ».

Certaines tâches sont prolongées par diverses interruptions alors  qu'elles pourraient être terminées plus rapidement. Cela peut également générer des erreurs.

Sune Carlson en arriva, en étudiant le travail de cadres dans les années 50, à la conclusion qu’un travail réalisé en continu prend moins de temps et d’énergie que lorsqu’il est réalisé en plusieurs fois.

Il nous invite à regrouper les tâches identiques et à chercher à réduire les interruptions.

Cette loi, créée par Cyril Northcote Parkinson, essayiste et historien britannique (1909 – 1993) se définit en ces termes : « Le travail s’étale de façon à occuper le temps disponible pour son achèvement ».

Plus on dispose de temps pour réaliser un travail, plus on aura tendance à être lent pour le faire.

La solution consiste à se fixer des dates butoirs relativement proches, parfois même de créer un sentiment d’urgence pour booster notre capacité à travailler et gagner en productivité.

Cette loi, créée par Ivan Illich, penseur écologiste autrichien, ex-prêtre et universitaire polyglotte (1929 – 2002) se définit ainsi : « Au-delà d’un certain seuil, l’efficacité humaine tend à décroitre, voire atteindre des valeurs négatives. »

Pour rester efficace sur la durée, il est nécessaire de faire des pauses régulières et de respecter des cycles de 90 minutes maximum.

Cette loi, créée par un anonyme (nul ne sait l'origine de cette loi), se définit en ces termes : « Plus on a de place dans son bureau, plus on étale ses affaires. ».

La loi de Douglas conseille de ranger son bureau selon la méthode japonaise des 5S :

1. Seiri : Débarrasser

2. Seiton : Mettre en ordre

3. Seiso : Nettoyer

4. Seiketsu : Maintenir la propreté

5. Shitsuke : Être rigoureux

Il s'agit d'avoir près de soi ce qui sert le plus et  de laisser son espace de travail net à chaque fin de journée.

Cette loi, créée par Henri Laborit, chirurgien et neurobiologiste français (1914 – 1995), se définit par ces termes : « Chercher la satisfaction immédiate et fuir le stress ».

Le principe est de bien organiser la journée en fonction d’une grille de difficultés.

Cette loi veut que nous fassions les priorités les plus difficiles en premier, car c’est à ce moment que nous avons le plus d’énergie. 

Appliquer la Loi de Laborit, c’est aussi s’organiser, prendre un peu de recul pour planifier ses tâches, non plus en fonction de notre goût ou de leur importance présumée, mais bien selon une grille de difficultés.

Cette loi, créée par Douglas Hofstadter, universitaire américain, né en 1945, se définit par ces termes : « Les choses prennent plus de temps que prévu, même en tenant compte de la loi de Hofstadter ».

Lors de la réalisation d'un projet, il arrive fréquemment de se retrouver face à des imprévus qui peuvent nous faire perdre du temps. Pour palier ces potentiels retards, la loi de Hofstadter conseille de prévoir des délais plus longs que nécessaire.

Cette loi créée par Paul Fraisse, psychologue français, se définit ainsi : « une heure n’est pas toujours égale à une heure »

Impression que le temps passe plus ou moins vite selon les situations auxquelles nous sommes confrontés. On a tendance à favoriser les tâches que l’on aime faire, et reporter ou délaisser, celles qui nous plaisent moins.

Plus une activité est captivante, plus le temps que cela nous prend parait bref.