Dominique LESZCZYNSKI, services aux entreprises, Versailles (Yvelines)

Travailler avec un prestataire extérieur s'avère très bénéfique pour les entreprises et les organismes qui font face à des besoins ponctuels et spécifiques, mais dont le faible volume rend difficile une embauche à plein temps.

Faire appel à un service de secrétariat externalisé, pour des tâches ponctuelles ou pour un suivi régulier, vous libère  des contraintes liées à une embauche et vous offre de multiples avantages :

• pas de lourdeur administrative ou de charges supplémentaires,
• une flexibilité,
• une mise en œuvre  rapide.

Une assistante externalisée n'a pas vocation à remplacer une assistante salariée.

Elle intervient pour remplacer un salarié absent, pour pallier un surcroît temporaire d'activité ou tout simplement en raison d'un manque de ressources internes capables d'effectuer ces différentes tâches administratives essentielles au développement de l'entreprise.

Vous n’aurez pas, non plus, à vous soucier de la formation ou de l'administration de votre personnel  ainsi que des coûts supplémentaires qui en découlent. 

Selon une enquête de l'observatoire Cegos, le recours à l'externalisation des fonctions support reste une solution privilégiée par 82% des entreprises en France.

Ainsi, vous avez la possibilité de vous consacrer pleinement à votre activité, sans perdre de temps dans la gestion administrative quotidienne.

Avant de faire appel à un(e) prestataire extérieur(e), il est tout d'abord nécessaire de déterminer la(les) mission(s) que vous souhaitez déléguer ainsi que la durée.

La relation contractuelle qui vous unit à votre office manager indépendante est un contrat de service. Une clause de confidentialité vous assure d'une discrétion totale sur vos activités.

Vous ne payez que le travail effectué sur présentation d'une facture mensuelle (pour les missions régulières) ou en fin de travail pour une prestation ponctuelle.

Vous souhaitez être accompagné pour réaliser vos tâches administratives ? Contactez-moi !

Je me suis rendue compte, au cours de divers entretiens, que certaines personnes ne comprennent pas vraiment ce qu'implique réellement le poste d’Office Manager. Il est souvent confondu avec un poste d’Assistante de direction et parfois comparé à un poste de Responsable Administratif et Financier, selon le niveau d’expérience.

Le terme d’Office Manager est apparu il y a une dizaine d’années et trouve son origine dans les pays anglo-saxons. Ce métier est une évolution de l'assistanat de direction.

Ses fonctions sont nombreuses et se concentrent principalement sur la coordination des différentes activités de l’entreprise. Il/Elle est l'interface entre l’entreprise interne et les interlocuteurs externes (ex : banques, fournisseurs, cabinet comptable, etc.).

Un(e) Office Manager travaille généralement au sein d'une TPE ou d'une PME et occupe un poste très polyvalent, souvent en toute autonomie. Ses missions sont des missions de support et peuvent aller, selon les cas, des services généraux à la comptabilité en passant par la logistique, la sécurité, la gestion, la communication interne et/ou externe d’une entreprise, l’administration de personnel. La diversité des compétences demandées en font un véritable "couteau-suisse" administratif.

Son rôle est d'assister son supérieur hiérarchique sur certaines de ses fonctions et de le seconder au quotidien dans le fonctionnement global de l'entreprise pour qu'il puisse se consacrer à son développement..

Étant donné la multiplicité des tâches, les qualités requises sont très diverses. L'office manager doit faire preuve :

• de polyvalence,
• d'autonomie,
• de réactivité,
• de flexibilité,
• d'organisation,
• d'adaptation aux différentes situations.

Il est également important de posséder le sens des priorités et une grande rigueur dans l'organisation.

Dans ce cadre, je vous invite à consulter mes différents services sur lesquels je vous accompagne en tant qu'Office Manager indépendante / Assistante de gestion.